Identitäts und Accessmanagement

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IAM public UniID UniCard UniMail Studierenden-Lifecycle Onboarding Offboarding

IAM Uni intern UniID UniCard UniMail Mailinglisten

IAM RZ intern Richtlinien UniID myAccount UniCard UniMail Zertifikate Dienste

Inhaltsverzeichnis

• Offboarding-Prozess für Studierende und immatrikulierte Promovierende

• Was ist Offboarding?

• Was passiert nach der Exmatrikulation?
• Was sollten Studierende beachten?
• Was sollen Studiengangkoordinator*innen und Prüfungsämter beachten?
• Wichtiger Hinweis zur Absolvent*innenbefragung

Offboarding-Prozess für Studierende und immatrikulierte Promovierende

Was ist Offboarding?

Nach der Exmatrikulation beginnt der Offboarding-Prozess für Studierende. Dieser Prozess sorgt für einen geregelten Abschluss des Studierendenstatus und umfasst die Deprovisionierung aller universitären IT-Zugänge und Dienste.

Was passiert nach der Exmatrikulation?

Nach der Exmatrikulation bleibt der UniAccount noch bis zu 60 Tage als „estudent“ mit begrenzten Rechten aktiv. Spätestens zum 31. Mai (bei Exmatrikulation zum Ende des Wintersemesters) bzw. 30. November (bei Exmatrikulation zum Ende des Sommersemesters) wird dieser UniAccount dann deaktiviert.

In diesem Zeitraum besteht weiterhin Zugriff auf:

• UniMailbox (@email.uni-freiburg.de)
• HISinOne
• ILIAS
• Matrix Messenger

Im Anschluss an den 31. Mai oder an den 30. November verschickt die GWDG eine Hinweisnachricht, dass die UniMailbox in 14 Tagen gelöscht wird.

Damit endet die Erreichbarkeit über die studentische E-Mail-Adresse (UniMailbox). Die UniMailbox wird anschließend auch aus der „(2-K) Studium-Korrespondenz-Mailadresse“ in HISinOne und als „rufPreferredMail“ in myAccount entfernt. Eine Weiterleitung auf andere E-Mail-Adressen ist technisch derzeit nicht vorgesehen.

Was sollten Studierende beachten?

• Prüfen Sie vor Ihrer Exmatrikulation unbedingt, ob eine aktuelle private E-Mail-Adresse in HISinOne im Bereich „(21) Studium - alle Kontaktdaten“ hinterlegt ist.
• Ist dies nicht der Fall, tragen Sie bitte eine aktuelle E-Mail-Adresse ein, auf die wir Sie nach der Exmatrikulation erreichen können. Nur so können wir Sie bei Bedarf (z.B. in prüfungsrelevanten Angelegenheiten, zum Versenden der Abschlussdokumente, Einladung zur Absolvent*innenfeier u.a.) erreichen.

Was sollen Studiengangkoordinator*innen und Prüfungsämter beachten?

• Die Rolle „Sachbearbeitung Prüfungsamt“ in HISinOne behält auch nach der Exmatrikulation Zugriff auf die in HISinOne hinterlegten privaten E-Mail-Adressen.

Wichtiger Hinweis zur Absolvent*innenbefragung

Die Universität Freiburg ist gemäß § 5 des Landeshochschulgesetzes (LHG) berechtigt, im Rahmen des Qualitätsmanagements regelmäßig Absolvent*innenbefragungen durchzuführen. Ihr Feedback ist für die Qualitätsentwicklung von Studium und Lehre sehr wertvoll. Um Sie für diese Befragungen erreichen zu können, nutzen wir die von Ihnen in HISinOne hinterlegte (private) E-Mail-Adresse. Informationen zum Datenschutz finden Sie hier: https://uni-freiburg.de/iq-qa/wp-content/uploads/sites/153/ZB_2024-09-18_Datenschutzerklaerung_ZentraleBefragungen_final.pdf