‘Promotieceremonie light’ en extra pedel moeten wachttijd voor promoties inkorten

Source: https://delta.tudelft.nl/article/promotieceremonie-light-en-extra-pedel-moeten-wachttijd-voor-promoties-inkorten Parent: https://delta.tudelft.nl/wetenschap

LinkedIn Bluesky Email Kopieer link

Dit artikel in 1 minuut

Op veel universiteiten is de wachttijd voor promotieceremonies zo’n drie maanden. Op de TU Delft duurt het stukken langer.
Dat komt mede doordat het aantal promovendi enorm is toegenomen sinds 2020.
De wachttijd zorgt voor stress bij sommige buitenlandse promovendi, omdat hun werkvisum kan aflopen.
Het maandenlange wachten kan de banenjacht bemoeilijken. De doctorstitel is namelijk pas te gebruiken ná de verdediging.
Een sobere promotieceremonie zonder pedel, technicus, livestream en dresscode moet de wachttijd verkorten.
Ook start er in maart een extra pedel en dat maakt meer promoties mogelijk.

Toen voormalig promovendus Tim Boot (Mechanical Engineering) in juli 2025 de universitaire agenda voor promotieceremonies openklapte om zijn verdediging te boeken, moest hij lang doorklikken. De eerstvolgende optie was woensdag 3 december, ruim vijf maanden nadat zijn proefschrift was goedgekeurd. Boot koos voor vrijdag 5 december en ja, zijn verdediging ging goed. Hij is nu officieel doctor of, voor wie de Engelse titel prefereert, PhD.

Het maandenlange wachten bemoeilijkte wel zijn banenjacht. Boot mocht de doctorstitel immers pas gebruiken ná zijn verdediging. Tijdens een sollicitatie bij het Europese Joint Research Centre moest hij extra assessments doen, terwijl dat niet had gehoeven als hij zijn verdediging al achter de rug had. “Ik had ze zelfs als bewijs Form D gestuurd. Daarin staan de uiteindelijke versie van mijn thesis en de datum van mijn verdediging, maar dat was niet voldoende. Ik snap het wel, want een gezaghebbende wetenschappelijke instantie moet de procedures strikt naleven.” Hij kreeg de baan maar ging alsnog ergens anders aan de slag.

Hora est

Een promotietraject is pas afgerond nadat een promovendus haar of zijn proefschrift heeft verdedigd tijdens een openbare ceremonie. Op de TU is dat in de Senaatszaal van de Aula. Hoewel het een belangrijke ceremonie met een stevig academisch debat is, komt het vrijwel nooit voor dat een promovendus hierna géén bul krijgt.

Lees meer

Promovendi mogen de verdediging boeken nadat de universitaire Graduate School heeft gereageerd op Form B, het formulier waarmee promotor en het volledige begeleidingsteam officieel verklaren dat zij het definitieve concept van een proefschrift en de stellingen hebben goedgekeurd.

Tijdens de verdediging moet de promovendus onder meer vragen beantwoorden van een speciaal geselecteerde promotiecommissie. Nadat de pedel met de woorden ‘hora est’ aangeeft dat de verdedigingstijd is verstreken, trekt de promotiecommissie zich terug om zowel het proefschrift als de verdediging te beoordelen.

De promotiecommissie bestaat in ieder geval uit een voorzitter, de promotor, eventuele extra (co-)promotoren en minstens vier onafhankelijke leden die niet bij de totstandkoming van het proefschrift betrokken waren. De pedel houdt toezicht op de plechtigheid en bewaakt het protocol. Hij of zij zorgt er bijvoorbeeld voor dat iedereen gepaste kleding draagt en opstaat wanneer de voorzitter dat doet. Bij de verdedigingen zijn drie TU-afdelingen betrokken: Campus Real Estate & Facility Management voor de technicus en het zaalgebruik, Communicatie voor de pedel en de Graduate School voor alle administratie.

Op veel universiteiten is de wachttijd voor promotieceremonies zo’n drie maanden , maar op de TU Delft duurt het stukken langer. Begin februari was de wachttijd vijf maanden, maar vorig academisch jaar kwam acht maanden ook voor. Verhalen als die van Boot zijn dus niet uniek, vertelt ondernemingsraadslid en promovendus Annabel Broer. “Dat is zuur. Ze wéten al dat ze die doctorstitel krijgen, maar ze kunnen nog niet bewijzen dat ze de die verdiend hebben.” Het zorgt niet alleen voor problemen met sollicitaties, maar ook met werkvisa. “Sommige buitenlandse promovendi komen in de problemen doordat hun werkvisum verloopt.”

Stress over terugkeer

Daarnaast ervaren sommige buitenlandse promovendi veel stress omdat ze niet weten hoeveel wachttijd ze straks hebben. Broer: “Ik ken een progressieve Iraanse vrouw die als de dood is dat ze tijdelijk terug moet naar Iran als haar visum zou verlopen tussen de goedkeuring van haar proefschrift en verdediging in. Ze probeert via haar PhD juist het Iraanse regime te ontlopen.”

Dat er zo lang tussen officiële goedkeuring en de daadwerkelijke verdediging zit, komt doordat het aantal promovendi op de TU Delft sinds 2020 flink is toegenomen, legt professor Bart van Arem uit. Hij is als pro vice rector magnificus for doctoral affairs verantwoordelijk voor alle protocollaire zaken rondom promoties. Op zijn werkkamer bij Civiele Techniek en Geowetenschappen klapt hij zijn laptop open en klikt hij een tabblad open. Er staan prognoses op over het aantal verdedigingen. “In 2018 zaten we nog onder de 400 promoties per jaar. Nu zijn dat er 542.” Dat het aantal Delftse promovendi zo sterk is toegenomen, komt mede doordat de universiteit tijdens de pandemie grote geldbedragen kreeg van de overheid waarmee promovendi in dienst werden genomen, bijvoorbeeld in de vorm van het sectorplan Bèta en Techniek.

Op vrijwel elke faculteit is het aantal promovendi in de periode 2020-2026 toegenomen. (Grafiek: TU Delta, cijfers: Data Insights TU Delft)

Van drie naar vier tijdslots

OR-partij Young Researchers Impact, waarvan Broer fractielid is, kaartte dit probleem huidig en vorig academisch jaar aan bij het College van Bestuur. Het bleek moeilijker op te lossen dan gedacht. Zo werd er weliswaar een extra dagelijks tijdslot ingevoerd waardoor er vier in plaats van drie promoties per dag konden plaatsvinden, maar lukte het bijvoorbeeld niet om een tweede locatie te vinden. “Alle verdedigingen vinden nu plaats in de Senaatszaal”, zegt Van Arem. “De alternatieve locaties die we onderzochten hadden onder meer geen naastgelegen ruimte voor het overleg van de commissieleden, lagen te ver van de togakamer waardoor niet iedereen tijdig in toga zou kunnen verschijnen enzovoorts.”

Op het eerste oog leek de Van Hasseltzaal geschikt, maar daar gooide het gebrek aan technische mogelijkheden roet in het eten. “Het geluid moet goed zijn, je moet naar meerdere beeldschermen kunnen schakelen voor het geval er commissieleden online aanwezig zijn. Het bleek tonnen te kosten om de juiste kabels te trekken.”

Eind 2025 kwam er schot in de zaak. De OR had ondertussen zelf een oplossing bedacht: een sobere promotieceremonie zonder toga’s en zonder pedel. Speciaal voor promovendi die snel willen kunnen promoveren en weinig op hebben met de traditionele aspecten van een ceremonie.

Promotieceremonie light

De sobere promotieceremonie is sinds januari dit jaar mogelijk en heeft geen pedel, technicus, livestream, dresscode, TU Delft-fotograaf en receptie. De voorzitter neemt de functies van de pedel waar en de promotor bedient MS Teams als een commissielid online mee doet. Een promovendus of diens promotor boekt dan zelf een zaaltje.

Voor de promotieceremonie light geldt een minimale wachttijd van dertien weken. Die periode is onder meer nodig voor de beoordelen van het proefschrift en het in orde maken van al het papierwerk, zoals het gereedmaken van de bul. Op 8 december stuurde de universitaire Graduate School een speciale nieuwsbrief over de sobere ceremonie.

Ook zegde Tim van der Hagen eind 2025 tijdens een medezeggenschapsvergadering toe dat er een extra pedel komt, wat meer promoties mogelijk maakt. De nieuwe pedel gaat vanaf maart 28 uur per week aan de slag. Volgens Broer zijn deze oplossingen broodnodig. “De grote bulk aan promoties moet nog komen.”

Van Arem beaamt dat. Hij pakt de prognoses er nog even bij. “Waarschijnlijk gaan we de zeshonderd promoties per jaar nog aantikken.” Hij is optimistisch: “Met de extra pedel en sobere ceremonie gaan we echt meters maken.”